İstanbul Üniversitesi Tıp Fakültesinden 1987 yılında mezun olmuştur. Bakırköy Devlet Hastanesi kadrosunda hekim olarak hizmet verdikten sonra ilaç sektöründe farklı pozisyonlarda görev aldı. 1999 yılında ilaç ve sağlık sektörüne danışmanlık ve eğitim hizmetleri veren PTMS (Pharma Tailor Made Services) firmasını kurdu. Hekimlere, eczacılara, sağlık çalışanları ve ilaç sektörüne yönelik çok sayıda konferans, eğitim programı, dijital proje gerçekleştirdi, 5000’in üzerinde katılımcının yer aldığı ‘Pharma mini-MBA, Değişim Zirvesi, Spektrum Toplantıları, Digital Health Summit’ gibi projeleri hayata geçirdi. 2012 yılında dünyanın ilk nöromarketing firmasının Türkiye temsilcisi oldu. Nörobilim ve pazarlamayı buluşturan ‘neuromap’ modelini aktaran atölyeler düzenledi, ulusal ve uluslararası birçok konferansta konuşmacı olarak yer aldı. Bilgi Üniversitesi YGM ve Hamburg Media School’da farklı programlarda eğitmenlik yaptı. Bu konudaki araştırmaları ve yazıları popüler bilim dergilerinde yayımlandı. 2017 yılında Bezmi Alem Üniversitesi’nde Aromaterapi Eğitimini, 2019-2020 yıllarında fonksiyonel tıp ve Sağlık Bakanlığı sertifikalı Hipnoterapi eğitimlerini tamamladı. 2018-2020 yılları arasında Herbafarm Aromaterapi Eğitimlerinde görev aldı ve Uluslararası NAHA Programlarında medikal eğitimleri gerçekleştirdi. Koku, olfaktör ve limbik sistem, HPA aksı konularında araştırmalar yapmakta ve blog yazıları yazmaktadır. Dr. Kıvılcım Kayabalı ayrıca ikna, iletişim hasta hekim iletişimi gibi konularda birçok farklı sektöre eğitimler vermektedir. Prof. Dr. Suat Gezgin’in editörlüğünde Nobel Kitapevinden yayımlanan “Sağlık İletişimden Geçer” (2020) kitabında ‘Hekim Hasta İlişkilerinde Nörobilim’ bölümünü yazmıştır.